Программный модуль «Прокат-Контур»

Предназначен для учёта инвентаря, выдаваемого в прокат, а также для расчёта оплаты за фактическое время пользования инвентарём.

Система проката инвентаря решает следующие задачи:

• повышение скорости обслуживания (особенно актуально при количестве комплектов более 200);
• автоматический расчёт оплаты за пользование инвентарём (с возможностью нелинейной зависимости цены от времени пользования, ценовой категории предметов, задания произвольной передержки, скидок с различной ценой для авансовых и фактических расчётов);
• документальная фиксация факта выдачи и возврата инвентаря;
• организация нескольких складов в рамках одной организации;
• контроль пользования и перемещений инвентаря;
• учёт и переоценка инвентаря;
• учёт залога за инвентарь;
• исключение подмены инвентаря;
• инвентаризация;
• кассовое оформление;
• аналитическая информация деятельности проката — различные отчёты по инвентарю, работникам проката, залогам и т.д.

Автоматизированная система проката состоит из модулей:

• администратор проката;
• выдача инвентаря;
• возврат инвентаря;
• кассовое обслуживание.

При необходимости выдача и возврат могут быть объединены в одно универсальное рабочее место — «Выдача/Возврат» (при малом объёме проката).

Модули решают задачи:

1. Модуль «Администратор проката»
– управление складами
– переоценка инвентаря
– ценообразование для проката
– установка скидок на инвентарь
– печать этикеток (штрих-кодов) на инвентарь
– сбор отчётов
– инвентаризация
– оценка эффективности работы персонала
– разрешение конфликтных ситуаций с клиентами

2. Модуль «Выдача инвентаря»
– информация о наличии свободного инвентаря в зале
– подбор и оформление документов на выдачу инвентаря
– предварительный расчёт времени и стоимости
– равноценная замена инвентаря во время использования (катания)
– печать карточки проката и расписки о приёме залога

3. Модуль «Возврат инвентаря»
– возврат инвентаря по списку выдачи
– расчёт фактического времени пользования и стоимости
– информация о недостающих/заменённых предметах
– поиск инвентаря
– печать итогового расчётного документа

4. Модуль «Касса»
– фискальное оформление услуг
– предоставление скидок по дисконтным картам
– приём оплаты наличными, безналичными, клубными картами

Место выдачи/возврата оснащено: компьютер с модулем «Прокат-выдача»/«Прокат-возврат», принтер предчека (оформление заказа), сканер для считывания штрих-кода с инвентаря.
Касса: компьютер с модулем «Касса», фискальный регистратор, сканер для считывания штрих-кода с предчека, считывающее устройство для магнитных карт.
На каждом рабочем месте настроен модуль «Администратор проката».
Персонал входит в программу под индивидуальным паролем и персональной картой.

Принцип работы:

Первоначально весь инвентарь заносится на склад. Автоматически инвентарю программа присваивает инвентарные номера (при необходимости можно присвоить уже имеющиеся номера или перенести данные из любой бухгалтерской программы). Для идентификации инвентаря можно использовать штрих-код. Программа, согласно созданного списка, автоматически распечатывает штрих-коды, которые затем наклеиваются на инвентарь.

Выдача инвентаря

Клиент приходит в прокат. Выбирает требуемый инвентарь. На месте выдачи заполняется карточка проката с её индивидуальным номером. Определяется время, на которое клиент берёт инвентарь в прокат, скидки, расчёт стоимости за выбранное время. Распечатывается предчек — договор, в котором указывается список выбранного инвентаря, инвентарные номера, время предполагаемого пользования инвентарём и стоимость за выбранное время, а также условия пользования инвентарём. Предчек-договор распечатывается в двух экземплярах, на которых клиент и менеджер, выдавший инвентарь, ставят подписи.

Оплата

После этого клиент оставляет в кассе залог (если это требуют условия проката) и оплачивает предполагаемое время пользования инвентарём. Если прокат работает без предоплаты (по фактическому времени), то в кассе пробивается нулевой нефискальный чек. С этого момента начинается отсчёт времени проката инвентаря.

Возврат инвентаря

Клиент приходит в прокат и предъявляет инвентарь или предчек-договор. На АРМ «Возврат инвентаря» при сканировании штрих-кода появляется карточка с указанием списка выданного инвентаря. Менеджер проката осматривает инвентарь и при условии, что нет замечаний, начинает приёмку. При сканировании штрих-кода инвентаря время проката по данному предмету останавливается (пример: 3 человека взяли в прокат 2 велосипеда и ролики на два часа, оформили на одну карточку проката. Через час вернули ролики, через два часа — велосипеды. Время по карточке рассчитывается как 1 час за ролики и 2 часа за велосипеды. Ролики, которые вернули, можно снова выдавать в прокат, не ожидая полного закрытия карточки проката). Программа автоматически рассчитывает время пользования инвентарём и сумму к оплате. В случае перекатки также показывает необходимую сумму к доплате. При закрытии карточки проката распечатывается бланк на возврат залога. При получении залога обратно клиент расписывается в бланке, соглашаясь с тем, что залог соответствует оставленному, и претензий к прокату не имеет. В случае доплаты за пользование инвентарём в бланке указывается сумма к доплате. Только после доплаты клиент может забрать залог.

Если требуется вести базу данных клиента, «чёрные списки» по клиентам, описывать подробно залоги, жёстко регламентировать скидки, а также проверять соответствие залога (суммы) запрашиваемому инвентарю (пример: в прокате велосипеды разной категории закупочной стоимостью от 1000 руб. до 10 000 руб., клиент оставил залог 3000 руб., при попытке выдать велосипед стоимостью 10 000 руб. программа автоматически откажет в этом действии) — при этих условиях требуется модуль «Паспортист».

Данный модуль входит в базовый пакет и включается установкой «галочки» в модуле «Администратор проката».

Весь комплекс в полном объёме может быть установлен на одном компьютере.

Для работы в «бюджетных» условиях можно использовать только один компьютер средней стоимостью 45 000 руб.

В этом случае номера на инвентаре пишутся маркером и вводятся в программу с помощью клавиатуры. Для приёма денег можно использовать обыкновенный кассовый аппарат, не подключённый к компьютеру. В этом случае фиксация оплаты производится при помощи клавиши «Оплата» с занесением номера чека.

Программа постоянно обновляется. Обновления присылаются по электронной почте.

Установка программы занимает не более 10 минут. В базовом пакете есть готовая база данных с настройками, которую можно использовать для работы. Простой интерфейс.

Более подробная информация о программе по тел.:
8 (495) 644-39-76